(目的)

第1条　この要綱は、広域連合の保有する特定個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号利用法」という。)第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。以下同じ。)について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、広域連合の行政の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

(定義)

第2条　この要綱における用語の意義は、番号利用法において用いる用語の例による。

(総括保護責任者等)

第3条　総括保護責任者は、助役をもって充てる。

(総括保護責任者等の任務)

第4条　総括保護責任者は、特定個人情報の管理に関する事務を総括する。

(組織体制)

第5条　保護責任者は、次の各号に掲げる組織体制を整備する。

(事務取扱担当者等の指定)

第6条　保護責任者は、特定個人情報を取り扱う事務取扱担当者及びその役割を指定する。

(職員の責務)

第7条　職員は、番号利用法の趣旨に則り、関連する条例及び規程等の定め並びに総括保護責任者、保護責任者及び事務取扱担当者の指示に従い、特定個人情報を取り扱わなければならない。

(教育研修)

第8条　総括保護責任者は、職員に対し、特定個人情報の取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

(個人番号の利用の制限)

第9条　保護責任者は、個人番号の利用に当たっては、番号利用法に定められた事務に限定しなければならない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第10条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号利用法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第11条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号利用法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報等の収集又は保管の制限)

第12条　番号利用法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(アクセス制御)

第13条　システム管理者は、課等において取り扱う特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下第2節において同じ。)について、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等アクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス記録)

第14条　システム管理者は、特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講じなければならない。

(暗号化)

第15条　システム管理者は、特定個人情報ファイルの内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。

(バックアップ)

第16条　システム管理者は、特定個人情報ファイルのバックアップの作成等、必要に応じて特定個人情報ファイルの分散保管のための措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第17条　システム管理者は、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。

(外部からの不正アクセスの防止)

第18条　システム管理者は、特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。

(不正プログラムによる情報漏えい等の防止)

第19条　システム管理者は、不正プログラムによる特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講じなければならない。

(管理区域の立入り等)

第20条　システム管理者は、特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室及びその他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。また、特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設等を設けている場合においても、同様の措置を講じなければならない。

(情報システム室等の管理)

第21条　システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講じなければならない。

(端末の限定及び盗難防止)

第22条　システム管理者は、特定個人情報の処理を行う端末を限定するために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス制限)

第23条　保護責任者は、特定個人情報にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の範囲に限定するとともに、パスワード等の適切な管理及びパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。

(暗号化)

第24条　保護責任者は、次の各号に掲げる行為について、特定個人情報(情報システムに係るものに限る。)の暗号化を行わなければならない。

(複製等の制限)

第25条　保護責任者は、職員が業務上の目的で特定個人情報を取り扱う場合であっても、次の各号に掲げる行為については、当該行為が行うことができる場合を限定し、職員は、保護責任者の指示に従い行うものとする。

(媒体の管理)

第26条　事務取扱担当者は、保護責任者の指示に従い、特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等の措置を講じなければならない。

(記録機能を有する機器及び媒体の接続制限)

第27条　保護責任者は、特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器及び媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第28条　保護責任者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。

(取扱状況の記録)

第29条　保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(取扱区域)

第30条　保護責任者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければならない。

(機器及び電子媒体等の盗難等の防止)

第31条　保護責任者は、特定個人情報が記録されている機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失を防止するため、耐火金庫等への保管、施錠等、物理的な安全管理措置を講じなければならない。

(誤りの訂正等)

第32条　事務取扱担当者は、特定個人情報の内容に誤りを発見した場合には、保護責任者の指示に従い、当該誤りの訂正等を行わなければなちない。

(廃棄等)

第33条　保護責任者は、特定個人情報又は特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)及び書類等が不要となった場合には、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(死者に関する情報の管理)

第34条　広域連合が死者に関する情報を保存している場合には、広域連合は漏えい等の防止のため、個人情報と同等の安全管理措置を講じるものとする。

(業務の委託等)

第35条　特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する者は、番号利用法の規定に基づき広域連合が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、特定個人情報の適切な管理を行う能力を有すると認める者と契約をしなければならない。

(事故の報告)

第36条　特定個人情報の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者がこの要綱等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生したことを知った職員は、速やかに当該特定個人情報を管理する保護責任者にその旨を報告しなければならない。この場合において、情報漏えい等が外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染によるものであるときには、保護責任者は、システム管理者に報告するものとする。

(再発防止措置)

第37条　保護責任者は、特定個人情報の漏えいその他特定個人情報の管理に関して問題となる事案が発生した場合には、前条第3項の調査結果に基づき、当該事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。

(点検)

第38条　保護責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、その結果を総括保護責任者に報告する。

(監査)

第39条　監査責任者は、特定個人情報の管理及び利用の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護責任者に報告する。

(評価及び見直し)

第40条　総括保護責任者は、特定個人情報の適切な管理のための措置について、点検又は監査の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等を行う。