2　文書に関する情報管理は、文書管理システム(電子計算機を利用し、文書の収受、起案、承認、決裁、供覧、施行、保存及び廃棄に関する情報管理を行うシステムをいう。以下同じ。)により行うことを原則とする。

2　行政管理課長は、各課の文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が適正円滑に処理されるよう指導しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、特に課長が必要と認めたときは、他の者を指定することができる。

3　課長は、毎年度始めに文書主任を行政管理課長に報告するものとする。ただし、年度中途において文書主任を指定したとき又は異動があったときは、速やかに行政管理課長に報告するものとする。

4　文書主任は、上司の命を受けて、その課における次に掲げる事項を処理しなければならない。

2　分類記号のうち、新規発生事務等で新たに追加する必要を生じた場合又は事務の消滅等の理由により分類の必要がなくなった場合には、当該事務の主管課長は行政管理課長に申し出るものとし、行政管理課長は審査した上、その加除の処理をする。

2　文書には、文書記号に続けて、文書記号並びに文書の種別(収受文書及び決裁文書の別をいう。)ごとに、次条に規定する文書処理の年度による一連の番号(以下「文書番号」という。)を付し、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、別表第2に定める文書登載基準に従い定例的又は軽易な文書については、文書番号を省略するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、文書管理システムによらず起案する文書については、この限りでない。

4　前2項の規定にかかわらず、第6条第1号アからウまでに規定する文書、通達、諮問及び答申は、文書番号に代えて、文書の種別ごとに、暦年による一連の番号(以下「順位番号」という。)を付すため、文書管理システムに登録しなければならない。ただし、このうち指令については、順位番号を次条に規定する文書処理の年度による一連の番号とする。

2　到達文書及び物品のうち郵便法(昭和22年法律第165号)第44条第1項の規定による特殊取扱を受けた郵便物その他行政管理課長が定めるものは、行政管理課において封筒の表面に所定の受付印(様式第10号又は様式第11号)を押して特殊郵便配付簿(様式第1号)に登載し、主管課に配布の上受領確認を受けなければならない。

3　第1項ただし書の規定により開封した到達文書及び物品に現金、金券及び有価証券が同封されている場合は、金券等処理票(様式第6号)に所要事項を記載し、及び取扱者を明確にし、主管課に配布の上受領確認を受けなければならない。

2　通信回線を利用して受信した電子文書は、主管課で文書管理システムに登録し、収受するものとする。

2　誤送文書は、正当な宛先に転送しなければならない。

2　当宿直者は、前項の規定により勤務中に収受した文書及び物品を特殊郵便受付簿(様式第2号)及び現金書留受付簿(様式第3号)(以下「特殊郵便受付簿等」という。)に記載し、親展文書又は電報等で緊急を要するものは、直ちに名宛人に送達又は連絡をしなければならない。

3　当宿直者は、第1項の規定により収受した文書及び物品を、当宿直時限後特殊郵便受付簿等とともに行政管理課又は次番者に引き継ぎ、特殊郵便受付簿等に確認を受けなければならない。

4　前項により引継を受けた行政管理課又は次番者は、特殊郵便受付簿等を対照してこれを受領するものとする。

2　収受文書は、行政管理課においてその文書の主管を決定の上配布する。

3　主管の決定において、2以上の課に関連する文書は、その関係の深い課に、その関係が同一又は不明のものは、文書の前段に記載した事柄の主管課へ文書を配布する。この場合必要によって他の関係課へその文書の写しを配布し、収受文書にその旨を記載するものとする。

2　電話、口頭による申請、通知等に基づく符せんは、一般収受文書とみなして処理すべき内容のものについては、正式収受の手続をとらなければならない。

3　庁内における業務上の指示又は連絡等は、原則として口頭又は符せんの使用によるものとする。

2　担当者は、口頭又は符せんに処理期日が指示されている場合で、その期日内に処理することが困難と認められるものは、更に課長の指示を受け期間の延長をすることができる。

3　回答、報告等を要する文書で期日の指定があるものは、必ずその指定期日内に先方に到達するよう手配し、もしその期日内に完了することができないと認められるときは、先方に対して、あらかじめその理由を付して期日の変更又は猶予を求めるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、定例軽易な事案、対内文書又は同一文例により起案のできる文書については、次により処理するものとする。

3　前2項の規定により文書管理システムを用いずに起案する場合は、文書管理システムに件名を入力するものとする。

4　発信文書は、原則として文書管理システムに登録するものとする。ただし、上司においてその必要を認めないときは、この限りでない。

2　合議を受けた文書について意見があるときは、その起案者等と協議し、意見が一致しないときは、その意見を添えて上司の決裁を受けなければならない。

3　合議を経た文書でその要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

2　電子文書によらない決裁においては、前項の修正を加えた者は、修正箇所に認印しなければならない。意見を付し、指示を与える場合も同様とする。

3　文書主任は、審査を終了したときは、課長に回議するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、令達文書のうち、条例、規則、訓令甲及び告示で定める規程等市の例規集に登載を要する文書の原議書は、行政管理課において集中管理するものとする。

2　印刷室の機器を使用して印刷を行う場合は、印刷伝票(様式第7号)に必要事項を記載の上、行政管理課に提出するものとする。ただし、印刷の方法等については、印刷文書の内容に従い、能率、経済、技術上の観点から行政管理課長がこれを決定することができる。

2　文書の発送に当たっては、次に定める事項に留意しなければならない。

3　発送文書は、施行の確認をするため、文書管理システムに登録しなければならない。

2　宛先名は、発信者名と対応するように職名のみを用いるときは職名を、職氏名を用いるときは職氏名を記載するものとする。

3　同一文書を2か所以上にあてて発送する場合で、文書の名宛人に宛先の範囲を周知させる必要のあるときは、宛先を発送文書に列記し、又はそれに代る概括名称を記載するものとする。

2　契約その他やむを得ない理由で、庁外において公印を使用する場合は、使用者は行政管理課へ申し出て許可を受けなければならない。

3　前項の申出があった場合は、行政管理課長は公印貸出申請書(様式第5号)に記入押印させた上で、所定の公印を貸出しするものとする。

2　郵送によるものは、所定の封筒を使用し、特殊な取扱いを要する場合には、封筒表面にそれぞれ「書留」、「速達」、「親展」等の表示をしなければならない。

3　郵送は、原則として料金計器別納又は料金後納の方法による。ただし、これにより難いときは、郵便切手又ははがきを使用することができる。

4　料金計器別納の方法により郵送する場合は、郵便料金計器を用いて郵便物に郵便料金を印字し、所要事項を記載した郵便物差出伝票(様式第4号)を添付の上、指定された時刻までに行政管理課へ提出するものとする。

5　料金後納の方法により郵送する場合は、郵便物に料金後納印(様式第12号)を押し、所要事項を記載した郵便物差出伝票(様式第4号)を添付の上、指定された時刻までに行政管理課へ提出するものとする。

6　前2項の場合において、行政管理課以外の各課で郵便料を計上しているものを郵送する場合には、郵便物差出伝票(様式第4号)にその旨を記載し、行政管理課において月ごとに各課の郵便料を計算するものとする。

7　郵便切手又ははがきを使用する場合は、使用者は行政管理課へ申し出て交付を受けるものとする。この場合、行政管理課では郵便切手受払簿に所要事項を記載しなければならない。

2　電子文書の保存に当たっては、電子文書の改ざん、盗難、漏えい等を防止するために必要な措置を講じるとともに、必要に応じ当該電子文書を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。

2　年度を超えて処理した文書は、原則としてその文書の属すべき当該年度の分に整理しなければならない。

2　文書の保存年限の計算は、文書の処理の完結した翌年度から起算する。

2　書庫の保存文書を借覧しようとするときは、行政管理課に申し出て、借覧するものとする。

3　保存文書を書庫外に持ち出すときは、保存文書借覧票(様式第9号)を提出し、行政管理課長の許可を受けなければならない。

4　前項の貸出の期間は3日以内とし、やむを得ない理由で長期借覧を必要とする場合は、その理由を行政管理課長に申し出て、その許可を受けなければならない。

2　前項の規定により保存文書引継票の提出を受けた行政管理課長は、文書管理システムにより引継ぎの登録をする。

3　引継ぎをする課の文書主任は、第1項の規定により行政管理課長に提出した保存文書引継票の写しとともに、引継文書を引継ぎを受ける課へ引き渡すものとする。

2　課長は、前項の規定により特定した廃棄予定文書について、廃棄を決定するものとする。

3　文書主任は、前項の規定により課長が保存文書の処理を決定したときは、文書管理システムに必要な事項を登録するものとする。

4　廃棄文書で機密に属するもの又は他に利用されるおそれのあるものについては、塗抹、裁断又は焼却等の処置を講じなければならない。

5　文書の廃棄は、毎年、行政管理課長の指示によりこれを行うものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和40年1月1日から施行する。

(規程の廃止)

2　松本市文書管理規程(昭和34年訓令甲第3号)は、廃止する。

この訓令は、昭和42年2月8日から施行する。

この訓令は、昭和44年7月1日から施行する。

この訓令は、昭和45年7月20日から施行する。

この訓令は、昭和46年11月5日から施行する。

この訓令は、昭和50年5月6日から施行する。

この訓令は、昭和50年7月1日から施行する。

この訓令は、昭和51年2月13日から施行する。

この訓令は、昭和51年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和51年5月11日から施行する。

この訓令は、昭和52年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和54年7月1日から施行する。

この訓令は、昭和55年10月6日から施行する。

この訓令は、昭和55年12月25日から施行する。

この訓令は、昭和56年10月1日から施行する。

この訓令は、昭和60年4月1日から施行する。

この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現にこの訓令による改正前の松本市文書管理規程の規定により使用されている様式は、この訓令による改正後の松本市文書管理規程の規定による様式とみなす。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成14年3月31日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の松本市文書管理規程の規定により使用されている様式は、当分の間この訓令による改正後の松本市文書管理規程の規定による様式とみなす。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の松本市文書管理規程の規定により使用されている様式は、当分の間この訓令による改正後の松本市文書管理規程の規定による様式とみなす。

(施行期日)

1　この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の松本市文書管理規程の規定により使用されている様式は、当分の間この訓令による改正後の松本市文書管理規程の規定による様式とみなす。

(施行期日)

1　この訓令は、平成29年4月1日から施行する。ただし、様式第5号の改正規定は、平成29年6月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の松本市文書管理規程の規定により使用されている様式は、当分の間この訓令による改正後の松本市文書管理規程の規定による様式とみなす。

(施行期日)

1　この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の松本市文書管理規程の規定により使用されている様式は、当分の間この訓令による改正後の松本市文書管理規程の規定による様式とみなす。

(施行期日)

1　この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の松本市文書管理規程の規定による様式は、当分の間、この訓令による改正後の松本市文書管理規程の規定による様式とみなす。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の松本市文書管理規程の規定による様式は、当分の間、この訓令による改正後の松本市文書管理規程の規定による様式とみなす。

この訓令は、令和4年5月9日から施行する。

この訓令は、令和4年9月26日から施行する。